Conditions générales d'utilisation

3.1 Acceptation

Les CGU sont acceptées par le Propriétaire, pour le compte du Client, au moment de la souscription (article 4 des CGV), puis confirmées lors du parcours de bienvenue qui précède le premier accès à l'Espace, par une case à cocher distincte pour chaque document. Cette acceptation est enregistrée avec l'identifiant du compte, la version du texte accepté et un horodatage établi par les serveurs de l'Éditeur ; elle constitue une signature électronique au sens de l'article 1367 du Code civil, et l'enregistrement qui en est conservé un écrit électronique au sens de l'article 1366 du même code.

Le Client se porte fort du respect des CGU par l'ensemble de ses Utilisateurs, auxquels il les communique. Tout Utilisateur, en accédant au Service, reconnaît en avoir pris connaissance et s'engage à les respecter. La version en vigueur est accessible en permanence sur le Service, où figure sa date ; les versions antérieures sont communiquées sur simple demande.

3.2 Modification

L'Éditeur peut faire évoluer les CGU, notamment pour tenir compte d'évolutions du Service, de la réglementation ou de la jurisprudence. Toute modification est notifiée au Propriétaire, par courrier électronique à l'adresse de son compte, au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur ; ce délai est réduit à ce qu'exige la situation lorsque la modification est imposée par la loi ou nécessaire à la sécurité du Service, le Client en étant alors informé sans délai.

Le Client qui n'accepte pas une modification peut résilier son abonnement, sans frais, avec effet au plus tard à la date d'entrée en vigueur de la nouvelle version, dans les conditions de l'article 9 des CGV. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation de la nouvelle version. Lorsque la modification le justifie, l'Éditeur peut en outre subordonner l'accès au Service à une nouvelle acceptation expresse.

4.1 Fonctionnalités

Le Service est une application web de pilotage de l'activité d'un magasin d'optique, complémentaire du logiciel métier du Client. À la date de la présente version, il comprend notamment :

• le suivi des Dossiers, du choix de la monture jusqu'à la remise de l'équipement, sur un tableau visuel partagé en temps réel, avec des seuils de délai par étape et des alertes visuelles ;
• le dépôt de pièces jointes rattachées à un Dossier (par exemple : ordonnance, attestation de complémentaire santé, attestation de droits), avec prévisualisation, journal des consultations et suppression définitive ;
• la liste de tâches partagée du Magasin, ses modèles de tâches automatiques et ses tâches récurrentes, avec rattachement possible à un Dossier ;
• le planning prévisionnel de présence de l'équipe et la gestion des demandes de congés ;
• une messagerie interne entre membres du Magasin, dans les conditions de l'article 7 ;
• des notifications dans l'application et par courrier électronique (rappels, messages non lus, affectation de tâches, décisions sur les congés) ;
• des indicateurs de pilotage (volumes, encaissements, délais, charge de l'équipe) présentés en vues partagées ;
• la gestion du Magasin (coordonnées, horaires, logo) et de son équipe (invitations, rôles, désactivation) ;
• un accompagnement à la prise en main, dans les conditions des CGV.

4.2 Ce que le Service n'est pas

Le Service est un outil d'organisation et de suivi. Il n'est ni un logiciel de caisse, de facturation ou de télétransmission aux organismes d'assurance maladie et complémentaires, ni un dossier patient ou médical, ni un dispositif médical, ni un outil de calcul ou de validation optique, ni un système d'archivage à valeur probante, ni un dispositif de décompte du temps de travail (le planning est prévisionnel et n'enregistre pas les heures effectivement travaillées). Les informations qui y sont saisies ne sont pas synchronisées avec le logiciel métier du Client, qui demeure la référence pour la vente, la facturation et les obligations réglementaires de la profession.

4.3 Évolutions

Le Service évolue de façon continue. L'Éditeur peut, à tout moment, ajouter, modifier ou améliorer des fonctionnalités, ces évolutions étant comprises dans l'abonnement et déployées sans intervention du Client. L'Éditeur peut également retirer une fonctionnalité ; lorsque ce retrait est substantiel, il en informe le Client au moins trente (30) jours à l'avance, sauf impératif de sécurité ou contrainte légale.

4.4 Mode démonstration

Le Service propose un espace de démonstration, partagé entre tous les Utilisateurs qui y accèdent, alimenté de données fictives et réinitialisé à la discrétion de l'Éditeur. Ce qui y est saisi est visible par les autres visiteurs et effacé sans préavis. Il est interdit d'y enregistrer des données réelles, en particulier des données relatives à des Clients Finaux ; le dépôt de fichiers y est désactivé. Le Mode démonstration ne fait l'objet d'aucune garantie ni d'aucun engagement de conservation.

5.1 Ouverture de l'Espace

L'Espace d'un Magasin est créé à la souscription de l'abonnement, dans les conditions des CGV. Le Propriétaire est la personne désignée dans l'invitation à souscrire ; il complète, lors de sa première connexion, le parcours de bienvenue (acceptation des Documents Contractuels, coordonnées du Magasin, profil, logo et invitations facultatives).

5.2 Comptes des Utilisateurs

Le Propriétaire, ou un Gestionnaire, invite les membres de l'équipe par courrier électronique. Un Magasin peut compter jusqu'à vingt (20) Utilisateurs. Chaque compte est strictement personnel et nominatif : il correspond à une seule personne physique, identifiée par une adresse électronique dont elle a le contrôle exclusif. Le partage d'un compte entre plusieurs personnes est interdit ; le Client veille à ce que chaque membre de l'équipe dispose de son propre accès.

5.3 Authentification et garde des accès

L'accès au Service s'effectue sans mot de passe propre au Service : soit par un compte Google, soit par un lien de connexion (ou un code) à usage unique adressé à l'adresse électronique de l'Utilisateur. La sécurité d'un compte repose donc sur celle de la messagerie électronique et, le cas échéant, du compte Google de l'Utilisateur. Chaque Utilisateur s'engage en conséquence à protéger ces accès (mot de passe robuste, activation de la validation en deux étapes proposée par ces fournisseurs), à ne jamais transmettre un lien ou un code de connexion, et à se déconnecter du Service sur tout appareil partagé, une session restant ouverte durablement sur l'appareil où elle a été ouverte.

Toute utilisation du Service au moyen d'un compte est réputée faite par son titulaire. En cas de perte, de vol ou de soupçon d'utilisation frauduleuse d'un accès, l'Utilisateur en informe sans délai le Propriétaire, qui peut désactiver le compte, et l'Éditeur à l'adresse indiquée à l'article 18.2.

5.4 Prérequis techniques

L'utilisation du Service suppose une connexion à Internet et un navigateur web récent, maintenu à jour, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Les équipements, logiciels et connexions nécessaires, ainsi que leur sécurité, sont à la charge du Client. L'Éditeur ne garantit pas le fonctionnement du Service sur des navigateurs ou systèmes obsolètes.

5.5 Désactivation et suppression d'un compte

Le Propriétaire — ou un Gestionnaire, pour les comptes de Vendeurs — peut désactiver à tout moment le compte d'un Utilisateur (départ, changement de fonction, incident de sécurité) ; la désactivation prend effet immédiatement et retire tout accès à l'Espace, y compris au Mode démonstration. Un compte désactivé peut être réactivé ; le Client vérifie alors le rôle qui lui est attribué. Le Service ne permet pas de retirer ou de rétrograder le dernier Propriétaire actif d'un Magasin : le Client veille à en désigner un en permanence.

La suppression d'un compte s'obtient sur demande adressée à l'Éditeur. Les contributions produites pour le compte du Client (Dossiers, tâches, historique, pièces) demeurent dans l'Espace, l'identité de leur auteur en étant détachée ; les données propres au compte, y compris la trace de ses acceptations des Documents Contractuels, sont supprimées dans les conditions de l'article 10, sans que le Client cesse d'être engagé par l'acceptation donnée pour son compte.

9.1 Propriété et licence

Les Données Client demeurent la propriété du Client ou, selon le cas, des personnes qu'elles concernent. L'Éditeur n'acquiert aucun droit sur elles. Le Client concède à l'Éditeur, pour la durée du contrat, le droit non exclusif de les héberger, de les reproduire, de les traiter et de les afficher dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du Service, à sa sécurité et à l'exécution des Documents Contractuels. L'Éditeur peut établir des statistiques d'usage agrégées et anonymisées, ne permettant d'identifier ni le Client, ni un Utilisateur, ni un Client Final.

9.2 Responsabilité du contenu

Le Client garantit qu'il dispose des droits et des bases légales nécessaires pour enregistrer les Données Client dans le Service, et que celles-ci ne portent pas atteinte aux droits de tiers. L'Éditeur n'exerce aucun contrôle a priori sur les Données Client et n'est tenu à aucune obligation générale de surveillance.

9.3 Archivage et suppression

Le Service privilégie l'archivage à la suppression : un Dossier est archivé (il quitte les vues actives mais demeure consultable) et n'est pas supprimé par les Utilisateurs ; les tâches terminées sont archivées automatiquement après environ trente (30) jours. La suppression définitive d'un Dossier ou de tout autre élément s'obtient sur demande adressée à l'Éditeur, qui y procède dans les conditions de l'Annexe 1.

Par exception, une pièce jointe peut être supprimée définitivement, à tout moment, par l'Utilisateur qui l'a déposée ou par un Gestionnaire ou un Propriétaire. Cette suppression est irréversible et effective dans les minutes qui suivent ; le journal des dépôts et des consultations de la pièce lui survit.

9.4 Conservation des originaux

Le Service n'est pas un système d'archivage. Le Client conserve les originaux des documents qu'il y dépose (ordonnances, attestations, justificatifs) et les autres éléments de ses Dossiers dans les conditions et pour les durées que lui imposent ses propres obligations professionnelles, comptables et réglementaires. Il lui appartient de vérifier la lisibilité et l'exhaustivité des pièces qu'il dépose.

9.5 Export des Données Client

Le Client peut demander à tout moment, par écrit, une copie de ses Données Client. L'Éditeur la lui remet dans un délai de trente (30) jours, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (par exemple CSV ou JSON) pour les données, et dans leur format d'origine pour les pièces jointes. Cette remise est gratuite une fois par période de douze (12) mois ainsi qu'à l'issue du contrat ; au-delà, elle peut donner lieu à une facturation raisonnable, sur devis préalable. La copie porte sur l'ensemble des catégories de Données Client décrites en Annexe 1. Ces stipulations mettent en œuvre les articles 23 à 31 du règlement (UE) 2023/2854 du 13 décembre 2023 (« règlement sur les données ») : le Client peut à tout moment changer de fournisseur ou rapatrier ses Données Client, sans frais de changement, et dispose pour les récupérer d'une période d'au moins trente (30) jours à compter de la fin du contrat.

9.6 Sort des Données Client à la fin du contrat

À la date d'effet de la fin de l'abonnement, quelle qu'en soit la cause, l'accès à l'Espace est fermé. Les Données Client sont conservées pendant au moins trente (30) jours pour permettre au Client d'exercer son droit à l'export prévu à l'article 9.5, puis supprimées de l'environnement de production dans un délai de soixante (60) jours à compter de la fin du contrat, et des sauvegardes au terme de leur cycle de rotation, lequel n'excède pas quatre-vingt-dix (90) jours. Font exception les données que l'Éditeur est légalement tenu de conserver (notamment les pièces comptables et la trace des acceptations contractuelles), qui sont isolées et conservées pour la durée requise. Sur demande, l'Éditeur atteste par écrit de la suppression.

10.1 L'Éditeur, responsable de traitement

L'Éditeur est responsable du traitement des données à caractère personnel des Utilisateurs et des interlocuteurs du Client qu'il collecte pour son propre compte : identité et coordonnées professionnelles (nom, prénom, adresse électronique, téléphone), rôle et Magasin de rattachement, données de connexion et journaux techniques, trace des acceptations des Documents Contractuels, données de facturation et de paiement du Client, contenu des échanges avec l'assistance.

Ces données sont traitées aux fins suivantes : la création et la gestion des comptes, la fourniture du Service et l'assistance (exécution du contrat) ; la facturation et la tenue de la comptabilité (obligation légale) ; la sécurité du Service, la prévention des abus et de la fraude, l'amélioration du Service et l'information du Client sur ses évolutions (intérêt légitime de l'Éditeur, auquel il peut être fait opposition à tout moment pour l'information sur les évolutions).

Elles sont conservées pour la durée du contrat puis archivées pendant cinq (5) ans à compter de sa fin, au titre de la prescription commerciale ; les pièces comptables sont conservées dix (10) ans ; les journaux techniques de connexion douze (12) mois ; la trace des acceptations contractuelles pendant la durée du contrat augmentée de cinq (5) ans, sous réserve de la suppression anticipée d'un compte à la demande de son titulaire (article 5.5). Elles sont accessibles au personnel habilité de l'Éditeur et aux prestataires listés en Annexe 2, pour les besoins de leur mission.

Toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès. Ces droits s'exercent auprès de l'Éditeur à l'adresse contact@monpenichier.fr, qui répond dans un délai d'un mois. Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, cnil.fr). L'Éditeur n'a pas désigné de délégué à la protection des données ; il en informera le Client s'il en désigne un.

Le Service n'utilise que des témoins de connexion (cookies) strictement nécessaires à l'authentification et au fonctionnement de la session ; il ne dépose aucun traceur de mesure d'audience, publicitaire ou de réseau social.

10.2 L'Éditeur, sous-traitant du Client

Pour les Données Client relatives aux Clients Finaux (identité, coordonnées, Dossiers, pièces, commentaires) et aux Utilisateurs en tant que membres de l'équipe du Client (planning, congés, tâches, messages), le Client est responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, sur ses instructions. Leurs obligations respectives sont fixées par l'Accord de traitement des données à caractère personnel figurant en Annexe 1, qui fait partie intégrante des CGU.

10.3 Hébergement et prestataires

Les Données Client sont hébergées dans l'Union européenne (base de données et fichiers : infrastructure située en région de Paris, France ; application : infrastructure située dans l'Union européenne). L'Éditeur recourt, pour certaines fonctions du Service (hébergement, envoi de courriers électroniques, authentification, paiement), aux prestataires listés en Annexe 2, dont certains sont établis aux États-Unis. Les transferts de données qui en résultent, limités à ce qu'exigent ces fonctions (assistance à distance, envoi de courriers électroniques), sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, lorsque le prestataire y est certifié, par le Cadre de protection des données UE–États-Unis. La liste des prestataires et leur localisation sont tenues à jour en Annexe 2 ; toute modification est notifiée dans les conditions de l'Annexe 1.

17.1 Suspension

L'Éditeur peut suspendre, en tout ou partie, l'accès d'un Utilisateur ou d'un Espace, sans indemnité, en cas de manquement grave aux articles 8 ou 13, de risque avéré pour la sécurité du Service ou des données, d'injonction d'une autorité compétente, ou de défaut de paiement dans les conditions des CGV. Sauf urgence, la suspension est précédée d'une notification ; elle prend fin dès que la cause a disparu. Le prix de l'abonnement reste dû lorsque la suspension est imputable au Client.

17.2 Résiliation pour manquement

En cas de manquement de l'une des parties à ses obligations, non réparé dans un délai de quinze (15) jours à compter d'une mise en demeure adressée par lettre recommandée électronique ou par lettre recommandée avec avis de réception, l'autre partie peut résilier le contrat de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts. La résiliation est immédiate lorsque le manquement n'est pas susceptible de régularisation, notamment en cas d'atteinte grave à la sécurité du Service, d'utilisation frauduleuse ou d'atteinte aux droits de tiers.

17.3 Fin de l'abonnement

L'abonnement prend fin dans les conditions des CGV (résiliation par le Client, non-paiement, cessation du Service). À la date d'effet, l'accès à l'Espace est fermé pour tous les Utilisateurs et les Données Client suivent le sort prévu à l'article 9.6.

17.4 Survie

Les stipulations qui, par leur nature, ont vocation à survivre à la fin du contrat — notamment les articles 9.6, 10, 13, 16 et 18, ainsi que l'Annexe 1 pour la durée nécessaire à la restitution et à la suppression des données — demeurent en vigueur.

18.1 Convention de preuve

Les parties conviennent que les enregistrements conservés dans les systèmes de l'Éditeur (journaux de connexion et d'accès, historique des Dossiers, trace des acceptations avec leur horodatage, journaux techniques) font foi entre elles, jusqu'à preuve contraire, des faits qu'ils relatent, et peuvent être produits en justice.

18.2 Notifications

Les notifications prévues aux Documents Contractuels sont valablement faites par courrier électronique : à l'adresse du compte du Propriétaire pour le Client, qui s'engage à la maintenir à jour, et à l'adresse contact@monpenichier.fr pour l'Éditeur. Les mises en demeure et notifications de résiliation peuvent en outre être adressées par lettre recommandée avec avis de réception au siège de l'Éditeur.

18.3 Cession et sous-traitance

L'Éditeur peut céder ou transférer le contrat à toute entité qui reprend l'activité du Service, en informant le Client. Le Client ne peut céder le contrat sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur. L'Éditeur peut recourir à des sous-traitants, sous sa responsabilité, dans les conditions de l'Annexe 1 pour ce qui concerne les données à caractère personnel.

18.4 Intégralité, nullité partielle, non-renonciation

Les Documents Contractuels expriment l'intégralité de l'accord des parties et remplacent tout accord ou document antérieur ayant le même objet. Si l'une de leurs stipulations est déclarée nulle ou inapplicable, les autres conservent leur plein effet et la stipulation concernée est remplacée par une stipulation valable d'effet équivalent. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

18.5 Confidentialité

Chaque partie s'engage à tenir confidentielles les informations de l'autre partie dont elle a connaissance à l'occasion du contrat et qui ne sont pas publiques — notamment, pour le Client, ses Données Client, ses conditions commerciales et son organisation, et pour l'Éditeur, les caractéristiques techniques du Service, sa documentation non publique et les constatations d'audit — pendant la durée du contrat et cinq (5) ans après sa fin, et à ne les utiliser que pour son exécution, sous réserve des obligations légales et des demandes des autorités compétentes.

18.6 Imprévision et territorialité

Chaque partie accepte d'assumer le risque d'un changement de circonstances imprévisible rendant l'exécution du contrat plus onéreuse pour elle, et renonce à se prévaloir de l'article 1195 du Code civil. Le Service est destiné à des Clients établis en France ; l'Éditeur ne garantit pas sa conformité aux réglementations d'autres pays.

18.7 Langue, loi applicable et juridiction

Les Documents Contractuels sont rédigés en français ; toute traduction n'a qu'une valeur informative. Ils sont soumis au droit français. En cas de différend relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution, les parties recherchent une solution amiable pendant trente (30) jours à compter de la notification écrite du différend par la partie la plus diligente. À défaut d'accord dans ce délai, et dans la mesure permise par la loi, le différend est soumis à la compétence exclusive du tribunal de commerce de Bobigny, y compris en cas de référé, d'appel en garantie ou de pluralité de défendeurs.

1. Description des Traitements

• Objet et nature : hébergement, stockage, structuration, mise à disposition et affichage aux Utilisateurs, sauvegarde, envoi de notifications, restitution et suppression des Données Client, au moyen des fonctionnalités du Service.
• Finalités : le suivi des Dossiers des Clients Finaux, l'organisation de l'équipe du Magasin (tâches, planning, congés), la communication interne et le pilotage de l'activité, tels que déterminés par le Client.
• Durée : la durée du contrat, augmentée de la période de restitution et de suppression prévue à l'article 6 du présent Accord.
• Catégories de personnes concernées : les Clients Finaux du Magasin, y compris des mineurs équipés en optique ; les Utilisateurs, en tant que membres de l'équipe du Client ; le cas échéant, les tiers mentionnés par les Utilisateurs dans les champs de texte libre.
• Catégories de données : identité et coordonnées (nom, prénom, téléphone, adresse électronique) ; référence, état d'avancement, montants et commentaires des Dossiers ; pièces jointes (ordonnances, attestations de complémentaire santé et de droits, autres justificatifs) ; données relatives à la prise en charge par un organisme d'assurance maladie ou complémentaire ; planning de présence, absences et congés ; tâches ; messages de la messagerie interne ; journaux d'activité (auteur, date, action). Certaines de ces données constituent des données concernant la santé (article 9 du RGPD), ce que le Client reconnaît en connaissance de l'article 11 des CGU.

2. Obligations de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à :

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client — les Documents Contractuels et l'utilisation des fonctionnalités du Service par les Utilisateurs valant instructions — y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, sauf obligation légale à laquelle il est soumis, auquel cas il en informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale ; il informe le Client si une instruction lui paraît constituer une violation de la réglementation ;
• veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité, et ne reçoivent que les accès nécessaires à leur mission ;
• mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en Annexe 3, conformément à l'article 32 du RGPD, et les faire évoluer en fonction des risques ;
• aider le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible, à donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : les fonctionnalités du Service (consultation, rectification, archivage, suppression des pièces, export) constituent la première réponse ; toute demande reçue directement par l'Éditeur d'une personne concernée est transmise au Client sous cinq (5) jours ouvrés, sans y donner suite lui-même sauf instruction du Client ou obligation légale ;
• aider le Client à garantir le respect des obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification et communication des violations, analyse d'impact et consultation préalable), compte tenu de la nature du traitement et des informations à sa disposition ;
• notifier au Client toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit (48) heures après en avoir eu connaissance, en décrivant, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées, ces informations pouvant être fournies de manière échelonnée ;
• tenir un registre des catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte du Client, conformément à l'article 30, paragraphe 2, du RGPD ;
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations du présent Accord et permettre la réalisation d'audits dans les conditions de l'article 5 ci-dessous.

3. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise de manière générale l'Éditeur à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 2, pour les fonctions qui y sont indiquées. L'Éditeur informe le Client, par courrier électronique adressé au Propriétaire, de tout projet d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant ultérieur au moins trente (30) jours avant sa mise en œuvre. Le Client peut s'y opposer, pour des motifs légitimes et documentés, dans ce délai ; à défaut d'accord sur une solution alternative, chaque partie peut résilier le contrat, sans pénalité, avec effet à la date de mise en œuvre du changement. L'Éditeur impose à ses sous-traitants ultérieurs, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord, et demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution de leurs obligations.

4. Localisation et transferts

Les Données Client sont hébergées et traitées dans l'Union européenne, selon les localisations indiquées en Annexe 2. Lorsqu'un sous-traitant ultérieur est établi hors de l'Union européenne ou est susceptible d'accéder aux données depuis un pays tiers (assistance technique à distance, envoi de courriers électroniques), le transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne, par le Cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié, ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant de mesures supplémentaires. L'Éditeur tient à la disposition du Client les garanties correspondantes.

5. Audit

L'Éditeur met à la disposition du Client, sur demande, la documentation décrivant ses mesures de sécurité et ses engagements de sous-traitance, ainsi que, le cas échéant, les attestations et rapports fournis par ses sous-traitants ultérieurs. Le Client peut en outre faire réaliser, au plus une fois par période de douze (12) mois, sauf à la suite d'une violation de données ou à la demande d'une autorité de contrôle, un audit du respect du présent Accord, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret professionnel et non concurrent de l'Éditeur, moyennant un préavis écrit de trente (30) jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber le Service ni accéder aux données d'autres clients, et à ses frais. Les constatations sont confidentielles ; les parties se concertent sur les mesures correctives éventuelles.

6. Sort des données au terme des Traitements

Au terme du contrat, l'Éditeur restitue au Client, sur demande formulée dans les trente (30) jours suivant la fin du contrat, l'ensemble des Données Client dans les conditions de l'article 9.5 des CGU, puis supprime les Données Client de son environnement de production dans un délai de soixante (60) jours à compter de la fin du contrat et de ses sauvegardes au terme de leur cycle de rotation, lequel n'excède pas quatre-vingt-dix (90) jours, sauf obligation légale de conservation. Il atteste par écrit de cette suppression sur demande du Client. Les mêmes règles s'appliquent, à la demande du Client, à la suppression en cours de contrat d'un élément déterminé.

7. Obligations du Client

Le Client, responsable de traitement, s'engage à : disposer d'une base légale pour chaque traitement et informer les personnes concernées (Clients Finaux, membres de son équipe) conformément aux articles 12 à 14 du RGPD, notamment sur l'existence du Service, l'accès du management à la messagerie et le recours à un sous-traitant, et informer les Clients Finaux de l'hébergement de leurs données par un tiers ainsi que de leur faculté de s'y opposer pour motif légitime (article L. 1111-8 du Code de la santé publique) ; ne saisir dans le Service que les données nécessaires et exactes, et respecter les engagements de l'article 11 des CGU ; gérer les accès de ses Utilisateurs et retirer sans délai ceux qui ne sont plus justifiés ; répondre aux demandes d'exercice des droits ; définir et appliquer ses propres durées de conservation en utilisant les fonctionnalités d'archivage, de suppression et d'export du Service, ou en adressant ses instructions à l'Éditeur ; documenter, s'il y a lieu, son analyse d'impact ; et donner à l'Éditeur des instructions conformes à la réglementation.

8. Responsabilité et durée

Chaque partie est responsable des dommages causés par un traitement effectué en violation du RGPD dans les conditions de l'article 82 du RGPD. Entre les parties, la répartition des responsabilités et le plafond prévus à l'article 16 des CGU s'appliquent au présent Accord dans la mesure permise par la loi. L'Accord prend effet à l'acceptation des CGU et demeure en vigueur tant que l'Éditeur traite des Données Client pour le compte du Client, y compris pendant la période de restitution et de suppression.